｢제12회 자율방범대의 날｣ 기념행사

대행 용역 과업지시서

경   찰   청

1		과업 개요

과업명  :  ｢제12회 자율방범대의 날｣ 기념행사 대행 용역

과업 목적

❍ 민간치안 영역의 대표적 단체인 자율방범대의 희생·봉사 정신을 알리고 업적을 기리고자 매년 자율방범대의 날 행사 개최

※ ’26년 법령개정을 통해 법정 기념일로 지정 후 첫 개최하는 상징적 행사

❍ 이와 관련, 행사 기획·운영에 대한 전문성을 가진 업체의 행사 대행 용역 서비스를 통해 행사의 품격과 영예성 제고

입찰 방식 : 제한경쟁입찰

낙찰자 결정방법 : 적격심사

과업 일시 : 계약일로부터 ~ 2026. 4. 27.까지

행사 개요

❍ 행사명 : ｢제12회 자율방범대의 날｣ 기념행사

❍ 일시 : ’26. 4. 27.(월), 11:00~13:00

❍ 장소 : 충남 아산 경찰인재개발원 최규식홀(잠정)

❍ 사업예산 : 금 35,000,000원

❍ 참석인원 : 300명 내외(잠정)

과업 내용

❍ 행사 운영 및 관리 전반

❍ 행사 시설물 설치 및 운영

❍ 기념 영상 및 홍보물, PPT 등 기획·촬영·제작 등 행사 홍보

❍ 리셉션·참석자 이동 등 의전 서비스

과업 세부 내용

❍ 행사 기획·운영 및 관리 전반

-‘자율방범대의 날’ 기념행사 방향에 맞는 구성과 콘셉트, 운영 방안을 기획하고, 관련 계획서 제출

- 행사 기획, 섭외, 설치, 제작, 운영, 행정 처리 및 행사 후 시설물 철거와 원상복구 등 제반사항을 포함

- 행사 전반에 대한 콘셉트 기획·운영을 통해 참석자의 관심과 만족도를 제고하고, 사회자(1인) 및 기념공연(2팀 내외) 섭외

※ 사회자 및 기념공연 섭외는 발주기관과 협의하여 결정

- 부분별 행사 전담 인력 배치·운영에 대한 계획 수립·운영, 행사 당일 의전·안내 등 행사 지원을 위한 인력 운영 필수

※ 구체적인 인력 규모 및 배치, 역할은 발주기관과 협의하여 결정 / 행사 인력은 신원이 확실해야 하며, 책임감을 가지고 행사에 임해야 함

- 인원·시설 등 행사장 운영에 따른 안전에 대한 계획 수립, 비상 상황에 대한 대응 등 행사 전반 안전관리·운영·책임

※ 과업수행자는 행사장 운영 안전사고 예방 대책을 세워 사전에 제출·협의

- 행사 진행과 관련, 행사 기간(준비 포함) 내 행사에 동원된 재물손해·분실, 진행요원·참가자·기타 제3자의 인명피해·인적 상해와 기타 행사 수행 및 변경으로 인해 발생하는 비용 손실 등을 포괄적으로 담보하는 행사 종합보험에 가입·증서 제출

- 과업 내용에 명기되지 않은 사항이라 할지라도 과업의 중요성을 고려하여 필요하다고 인정되는 사항이나 경미한 사항은 과업수행자의 부담으로 시행

❍ 행사 시설물 설치 및 운영

- 행사 목적 및 콘셉트에 부합하는 행사 운영이 가능하도록 무대, 음향, 영상, 특수효과 등을 기획·연출·설치·운영

- 행사의 콘셉트 및 행사 장소의 공간과 참석자의 동선을 고려한 공간연출 및 시설물 설치 계획 수립 및 운영

- 무대 등의 구성 및 프로그램은 행사 장소의 사정에 따라 발주기관과 협의하여 조정

※ 행사 장소가 충남 아산 경찰인재개발원으로 확정 시 대관료 미발생

- 유튜브 송출을 위한 관련 설비 운영

- 행사 목적에 부합하는 포토 부스, 현수막, 배너, 테이블 텍(꽂이), VIP 테이블 명찰, 참석자·운영진 명찰, 각종 보드 및 안내판 등 제작

※ 제작 세부 내용 · 수량은 행사 콘셉트 및 행사장 여건을 고려, 발주기관과 협의

- 행사 종료 후 시설물의 반출 및 철거

- 기타 대관 장소 내부 제한사항 준수

❍ 기념 영상 및 홍보물, PPT 등 기획·촬영·제작 등 행사 홍보

- 행사에 필요한 발표 자료(PPT), 카드뉴스, 홍보영상 등 제작 후 발주기관에 납품하고 세부 내용은 발주기관과 협의

※ PPT(20장 내외), 카드뉴스(10장 내외) 홍보(기념) 영상(10∼20분) 및 주요 인사 축하 영상(10분), 행사 과정 스케치 영상(10∼20분) 등 제작

- 행사 참가자에게 배포하기 위한 팸플릿 제작 및 온·오프라인 초대장 및 감사장 제작·발송

- 행사 콘셉트가 반영된 브랜드 홍보물 기획·제작 및 현장 배부

- 영상 제작 과정 및 행사 당일에 사진 · 영상 촬영을 위한 전문 사진작가, 영상감독 등 촬영 인력 운영

※ 사진 촬영 후 발주기관에 납품

- 행사 당일 유튜브 등을 통한 실시간 중계 지원

- 발주기관의 운영 매체를 활용한 홍보를 진행할 경우 발주기관과 사전 협의해야 하며 이를 위해 필요한 콘텐츠를 제작·제공

❍ 리셉션 연출·초청자 동선 관리 등 의전 서비스 운영 일체

- 행사 콘셉트를 반영한 프리미엄 식음료 서비스 제공 및 청결 및 접객을 위한 전담 인력 배치 등 리셉션 기획·운영

※ 세부 사항은 발주기관과 협의하여 결정

- 원거리 초청자에 대한 예우 및 안전을 위해 행사장과 근접한 KTX역 등에 수송 지원 및 안내 전담 인력 배치 등 서비스 제공

※ 행사 시작 전부터 행사 종료 시까지 운영

2		과업 일반사항

입찰 참가자격

❍ 국가종합전자 조달시스템 입찰참가자격 등록규정에 따라 기타자유업(행사대행업, 업종코드 : 9901)으로 등록한 업체

※ 반드시 전자입찰서 제출마감일 전일까지 등록되어 있어야 함

❍ 「중소기업기본법」제2조에 따른 중소기업 또는「소상공인 보호 및 지원에 관한 법률」제2조에 따른 소상공인으로서「중소기업 범위 및 확인에 관한 규정」에 의하여 발급된‘중소기업․소상공인 확인서’를 보유한 업체

※ 반드시 전자입찰서 제출마감일 전일까지 발행된 것으로 유효해야 함

❍ 「중소기업제품구매촉진및판로지원에관한법률」제9조 및 중소기업자간 경쟁제품 직접생산 확인기준 제21조에 의거 직접생산 여부가 확인된 업체. 다만 공공구매 종합정보망에서 직접생산확인증명서[세부품명 : 기타행사기획및대행서비스(801419901)] 로 입찰 참가 신청서류 접수마감일(입찰 참가등록마감일)까지 발급된 것으로 유효기간 내에 있어야 함]가 확인된 경우에는 그러하지 않는다.

과업수행 일반 지침

❍  과업은 계약체결 후 즉시 착수하여야 하며, 과업수행계획서 등 과업에 필요한 제반 서류를 경찰청에 제출하여야 한다.

❍ 과업수행자가 투입한 인력이 과업수행 상 부적합하다고 판단하거나 자격 미달인 경우 교체를 요구할 수 있으며, 과업수행자는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

❍ 본 과업의 성공적인 수행을 위하여 용역 전반에 있어서 사전에 충분한 협의 후 추진하여야 하며 계약업체는 과업의 이행에 있어 발주처 및 담당공무원의 요청에 최대한 협조한다.

❍  낙찰예정자는 계약체결 전 발주기관이 제시한 과업 수준(홍보물 사양, 리셉션 품질) 등을 충족하는 세부 산출 내역서를 제출 후 승인을 받아야 한다.

❍  장비 및 기자재 철거 시 발생하는 폐기물은 직접 처리한다.

❍  과업수행계획서에 제출된 본 과업수행자는 과업이 완료될 때까지 변동이 없어야 하나, 변동이 불가피한 사유가 발생한 경우에는 사전에 경찰청과 협의하여야 한다.

❍  과업수행자는 진행상황을 서류제출 또는 구도 보고를 통해 경찰청 승인을 받아야 하며, 보완요구 사항 등에 대해서는 재작성 및 승인받아야 한다.

❍  과업수행자가 과업 수행에 있어 협력업체를 선정하여 과업을 추진하여야 할 경우 경찰청의 승인을 득한 후 과업을 진행하여야 한다.

❍  과업수행자의 과실이나 착오로 인해 중대한 하자가 발생한 경우는 과업수행자의 부담으로 이를 즉시 보완하여 과업을 수행하여야 한다.

❍  본 과업을 수행함에 있어 발생되는 제반 문제에 관해서는 경찰청과 협의하여야 하며, 양자 간 이견이 있을 때에는 경찰청의 의견을 우선적으로 반영하도록 하여야 한다.

❍  과업의 완성은 과업수행자가 제출한 최종 성과품을 경찰청에서 승인함으로써 가승인 되고, 이에 해당하는 물품·계획서 등을 전달받았을 시 과업이 완성된다.

❍  과업수행자는 과업수행 과정에서 취득한 정보에 대해 외부에 누설해서는 아니되며 과업종료 후, 경찰청이 지정한 “중요자료”에 대해서는 영구삭제 조치하고 하여야 한다.